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Akten aufbewahren

Von Corina Ecke

Wie lassen sich Akten aufbewahren?

Akten lassen sich auf verschiedene Arten aufbewahren. Ein klassischer Aktenordner zum Abheften ist im Privathaushalt eine gute Wahl. Hat man nur wenige Akten, reicht auch ein Fächerordner für die sortierte Aufbewahrung aus. Bei größeren Aktenbergen empfiehlt sich hingegen eine Archivbox.

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1. Mit Aktenordnern aufbewahren

Klassischerweise bewahrt man Akten in Aktenordnern auf. Der Vorteil dieser Aufbewahrungsmethode beruht darauf, dass man die Sortierung nach Jahr oder nach dem abgehefteten Inhalt vornehmen kann. Sind die Dokumente noch nicht gelocht, ist eine Lochung bei der Aufbewahrung in Aktenordnern allerdings notwendig. Anschließend heftet man die Akten ein und beschriftet den Ordner mit dem Wirtschaftsjahr oder einem Vermerk zum Inhalt.

2. In einem Fächerordner aufbewahren

Im privaten Haushalt ist ein Fächerordner mit geteilten Einzelfächern als Aufbewahrungsort für Akten gut geeignet. Praktische Dokumentenmappen mit Einzelfächern fassen bis zu 900 Blatt Papier und reichen daher aus, um alle Verträge und sonstige Akten geordnet und sortiert zu verstauen. Um schnell auf die benötigte Akte zugreifen zu können, werden beschriftete Etiketten in den dafür vorgesehenen Einschübe aus Kunststoff befestigt.

3. In einer Archivbox aufbewahren

Wer größere Aktenmengen über einige Jahre aufbewahren muss oder möchte (Unternehmen), kann sich für Archivboxen entscheiden. Hierbei handelt es sich um Kartons mit Deckel, in denen die einzelnen Akten chronologisch sortiert und ohne Abheftung aufbewahrt werden können. Um die benötigte Akte jederzeit ohne lange Suche zu finden, sollte man die Archivbox mit dem jeweiligen Jahr oder mit deren Inhalt beschriften.

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Tipp: Welche Methode sich eignet, hängt von der Menge aufzubewahrender Akten ab

Für einen Haushalt mit wenigen Verträgen empfiehlt sich die Aufbewahrung der Akten in Aktenordnern oder in einem Fächerordner. Wer selbstständig ist oder ein Unternehmen führt, muss einen Großteil der Akten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Hier sind Archivboxen die bessere Wahl, da die alten Akten nicht im Büro gelagert werden müssen, sondern zum Beispiel auf dem Dachboden stehen.

Häufig gestellte Fragen

Was tun, wenn der Platz für die Aktenaufbewahrung abnimmt?

In diesem Fall sollte man prüfen, welche Akten nicht mehr benötigt werden. Hierbei ist es wichtig, die Aufbewahrungsfrist laut Gesetzgeber zu beachten und nur die Akten auszusortieren, die vom Finanzamt und anderen berechtigten Behörden oder Institutionen nicht mehr anforderbar sind.

Was ist besser, das Abheften oder die Aufbewahrung der Akten in einer Box?

Das kommt auf die Anzahl der Akten und auf die Möglichkeiten der Lagerung an. Eine Box ist praktisch, wenn man gewerbliche Unterlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren und darüber hinaus aufheben muss. Im Privatgebrauch ist ein Aktenordner völlig ausreichend.

Wie lange muss ich Akten überhaupt aufheben?

Als Unternehmer hat man die Pflicht, Akten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Für Privatpersonen spielen lediglich die gültigen Verträge eine essenzielle Rolle. Diese muss man für die gesamte Laufzeit aufheben. Optional empfiehlt es sich, auch die Rechnungen aufzuheben.